Outils et méhodes pour améliorer la productivité: Inbox Zéro

Cette série d’articles a pour but de vous faire partager des informations utiles sur mes méthodes, de trucs et d’outils qui vous aideront à améliorer la productivité au travail.  Ces méthodes sont bien personnelles et bien discutable mais selon moi, très efficace pour gagner du temps et aider à travailler efficacement.  Aujourd’hui, je parlerai des courriels.

La méthode Inbox Zero

Inbox ZeeroTous ceux qui travaillent dans un bureau seront d’accord avec moi: Nous sommes inondés de courriels.  Plusieurs personnes ont voulu trouver un moyen de réduire la quantité de courriels ou même par le passé, d’en empêcher l’utilisation jusqu’à ce qu’ils se rendent compte qu’ils étaient une des méthode les plus efficace pour communiquer l’information ou des messages important.  Ils doivent cependant être bien utilisés parce qu’il est facile d’en échapper sous la quantité.

La méthode Inbox Zero est selon moi la méthode la plus efficace et c’est celle que j’ai adoptée depuis un peu plus d’un an.  Elle consiste à tenir votre boîte de réception de courriel à 0 courriels.  Certain diront: Comment est-ce possible?  Voilà, tous les courriels doivent être lus dès leur ouverture.

Les courriels qui comportent de l’information importante mais qui ne nécessitent aucune action, doivent être classés immédiatement.  Créez-vous des dossiers appropriés selon les sujets, clients ou dossiers de travail et déplacez ces courriels immédiatement dans ces dossiers.  Les courriels qui ne sont pas importants doivent être supprimés immédiatement.

Pour les courriels qui nécessitent une action:

  • On répond immédiatement
  • Si une action est nécessaire, on crée un rappel ou un évènement dans son calendrier et on classe ensuite le courriel dans un dossier
  • Si une action est nécessaire pour quelqu’un d’autre, on transfère le courriel à la personne appropriée
  • Si on ne peut répondre immédiatement, on le laisse dans la boîte de réception mais il doit être traité, dès qu’on a une minute, avant la fin de la journée

De cette façon, dès que vous quitterez le bureau à la fin de la journée, il ne restera plus de courriel dans votre boîte de réception et vous ne risquerez pas d’en oublier un qui passe inaperçu dans la multitude de courriels qui traînent dans votre boîte de réception.

Voilà la première partie de ma série d’articles.  Le prochain article concernera l’ergonomie de votre poste de travail.

Un petit conseil avant de terminer, n’oubliez pas que les courriels peuvent être interprétés de toutes sortes de façon puisque lors de la lecture, il est impossible d’y donner le ton souhaité.  Lorsque vous relisez voter courriel, relisez le de façon monotone et sans intonation pour vous assurer que le message passe bien et que le l’intonation que vous auriez utilisé de vive voix, n’aurait pas aidé à modifier le message.

Bon vendredi à tous!

Laisser un commentaire

Follow

Get every new post delivered to your Inbox

Join other followers: